Pimpa ditt måndagsmöte

gammalt möte

Just nu pågår det många veckomöten runt om i landet och världen. Vi är många som är eniga om att veckomöten är ett viktigt forum av många olika anledningar. Men vi är nog lika många som har varit på veckomöten som inte riktigt har hållit måttet utan snarare blivit en enda lång monolog eller upprapning av information.

Nyckeln till bra veckomöten är samma som till alla möten: god planering, ett tydligt syfte, en bra agenda, högt tempo och en duktig mötesledare. Det där med att vara en bra mötesledare kräver övning och därför är det viktigt att inte samma person alltid håller mötena. Dela på uppgiften! Här kommer ytterligare några konkreta tips för bättre och roligare veckomöten. För handen på hjärtat, visst brukar det bli bättre när det är roligt?

Ögonen på målet

Gruppen, avdelningen eller i de fall hela företaget ryms på ett veckomöte har förstås (eller förhoppningsvis) tydliga mål för verksamheten. Att missa att prata om de målen, om så bara på 30 sekunder, är ett generalfel. I de fall målen är mätbara i siffror, välj ett par nyckeltal och prata om hur ni förhåller er till dem. I de fall man mäter på andra sätt och mindre frekvent, kanske genom medarbetar- eller kundundersökningar, så prata om hur ni upplevt närhet till målen under den gångna veckan. Supernöjda kunder? Eller lite halvmissnöjda kunder? Och vad gör vi åt det?

Hur gick det förra veckan?

Det är lätt att blicka framåt och bara prata om vad man ska göra nästa vecka, men lika viktigt är att följa upp hur det egentligen gick förra veckan. Om varje person bara rapporterar om sina allra viktigaste uppgifter för den kommande veckan så finns det utrymme att följa upp de topprioriterade från förra veckan. Det är också viktigt att chefen rapporterar på samma sätt så att det blir tydligt för gruppen hur hen prioriterar. Det öppnar även för diskussion om just prioriteringar.

Prata och fira framgångar

Det är lätt att man glömmer bort det man gjort som blev väldigt bra när man bara blickar framåt. Ha stående agendapunkter som (förra) veckans nöjdaste kund, veckans bästa samarbete eller veckans bästa avtal. Med andra ord, prata om era framgångar. Och glöm inte att fira dem.

Veckans hjälp

Alla behöver goda samarbeten. Låt en stående punkt på agendan vara att be om hjälp. Ibland kan man behöva be chefen att dra i lite trådar eller skapa synlighet i ledningsgruppen. Ibland sitter en kollega med ovärderliga kunskaper för att ens eget projekt ska lyckas. Ibland kan extern hjälp behövas. Genom att varje veckomöte gå laget runt och formulera sin utmaning och be om hjälp skapas en tillåtande kultur med högt i tak och goda samarbeten.

Den kreativa övningen

Välj på ett veckomöte i månaden en utmaning som någon i gruppen brottas med. Det kan vara små saker, som att namnge ett projekt, till stora saker som att lösa interna konflikter. Gör en snabb, kreativ övning där alla får föreslå en lösning på en postit-lapp. Problemägaren tar med sig lapparna och berättar nästa vecka hur hen valde att lösa problemet. Bra för gruppkänslan och rolighetsfaktorn samt för att få förståelse för varandras arbetsvardag.

Och om inte de här tipsen räcker, samla din grupp under en förmiddag och håll en veckomötesworkshop. Utvärdera vad som är bra och dåligt med ert nuvarande sätt och arbeta tillsammans fram ett tydligt syfte, vilken förberedelse som krävs, en bra agenda med hålltider och ramar och ta vara på gruppens inneboende kreativitet. Det händer väldigt mycket när man tillsammans bestämmer sig för att ha bättre möten.

Vad är ett bra möte?

När vi startade We Love Workshops pratade vi mycket om vad som är ett bra möte och hur ofta vi själva – och andra – suckade över dåliga möten. Dåliga möten slukar tid, suger energi och kostar en himla massa pengar. Även ett möte som känns som ett bra möte kan bli ett riktigt dåligt möte om man inte tar vara på det som var bra och följer upp det. Men vad är då ett bra möte? Det är förstås olika för olika individer och organisationer, men generellt tycker vi att ett bra möte till exempel har:

  • Ett tydligt syfte och mål.
  • Väl förberedda deltagare som i god tid fått den information de behöver, alternativt en väl förberedd mötesledning.
  • En tydlig agenda, utskickad i förväg.
  • En mötesledare, vid komplexa möten gärna en extern facilitator, vid mer rutinmässiga möten får gärna rollen som mötesledare cirkulera. Mötesledaren ska äga agendan, behålla fokus, se till att alla får komma till tals och hålla tempot.
  • En dokumenterare som inte är mötesledare.
  • Högt tempo.
  • Fokus – på ämnet och på beslut.
  • Ansvarig och deadline för varje beslutad aktivitet.
  • Högt i tak och högt deltagarengagemang.
  • Tydliga regler för mobilpillande, datoranvändande och telefonsvarande.
  • God dokumentation som följs upp vid nästa möte om det är ett återkommande möte, eller som annars finns lättillgängligt för deltagare och andra intressenter.

Vad är ett bra möte för dig?