Fem tips för fin mötesledning

workshopgäng (3)

Vi fungerar oftast som facilitator i de workshops vi leder, det vill säga att vår roll är att möjliggöra lösningar och frigöra de kunskaper och den kreativitet som redan finns i gruppen. Genom åren har vi lärt oss några tricks för fin mötesledning som vi gärna delar med oss av.

1. Förberedelse är allt. Det är förstås lockande att gå in och improvisera i ett möte när tiden är knapp, men även om det låter präktigt så är alla fina mötens moder god förberedelse. Dels i ämnet, men ännu mer i själva mötesprocessen. Är agendan aktuell? Kan vi lösa vissa frågor genom övningar? Är syftet med mötet speglat i agendan? Vilka showstoppers kan vi tänka oss och hur löser vi dem? Vilken data behöver vi med in i mötet? Använd gärna ett bollplank i förberedelseprocessen, någon som redan är bekant med gruppen.

2. Inledningen sätter tonen för hela mötet. Inled alltid möten och workshops med att förstås presentera syfte, agenda och mål. Berätta sedan om mötesregler (telefoner på ljudlös och uppochnervända, inga datorer, vem dokumenterar) och vilket ledord du vill ha för dagens möte – högt i tak, effektivt eller kanske lustfyllt? Gå varvet runt och stäm av förväntningar på mötet. Och tänk på att din egen energi direkt smittar av sig på rummet.

3. Lyssna, lyssna och lyssna lite till. I rollen som mötesledare handlar det om att locka fram gruppens kunskaper och lösningar, att möjliggöra snarare än att själv presentera. Lyssna på gruppens förslag och hjälp dem att strukturera och sortera. Försök också höra det som sägs mellan raderna och hjälp till att översätta deltagares inlägg till konkreta förslag. Ofta säger människor samma saker fast med olika ord. Och skapa utrymme och ge ordet till de introverta när de extroverta tar över. ”Vad säger du, xxx?”.

4. Håll koll på tiden. En av människors allra största frustration med möten är att de tar längre tid än vad som är avsatt. I fin mötesledning ingår att avbryta cirkelresonemang och upprepningar på ett bra sätt, att kontinuerligt påminna om tiden och att försöka hitta nya angreppssätt, som till exempel en övning, när diskussionen gått i stå. Skriv gärna upp på tavlan till exempel vilka beslut som behöver tas så att ni kan bocka av dem – på så sätt visualiserar man hur långt man har kommit i mötet och kan mäta det mot den tid som är kvar.

5. Var strukturerad OCH flexibel. En av de svåraste konsterna med fin mötesledning är att avgöra vilken diskussion som bör brytas för ett beslut eller sammanfattning och vilken som behöver får ta sin tid. Planera alltid agendan så att det viktigaste ligger först och det som kan forceras, alternativt skjutas upp eller strykas, ligger sist. Men när entusiasm och energi i rummet är hög är det viktigt att få slutföra och till och med sväva ut.

 

Bookmark the permalink.

Comments are closed